Mer bevarat, mindre förstått

Om behovet av en sammanhållen informationsredovisning

När e-arkivsystemen började rullas ut för omkring tio år sedan kunde jag uppleva att prioriteringarna förändrades hos många arkivverksamheter. Uppmärksamheten riktades mot själva arkiveringen av elektroniska handlingar, snarare än deras redovisning. Det var förstås alldeles rimligt. Det digitala bevarandet låg om möjligt ännu närmare arkivens huvudsyfte än redovisningen.  

Jag kan förstås bara utgå från de kommunala och statliga sammanhang jag själv befunnit mig i, men där tycktes behovet av en genomarbetad arkivredovisning bli mindre akut när informationen väl fanns i e-arkivet, försedd med stora mängder metadata och möjlig att fritextsöka. Informationen gick ju att hitta. Arkivförteckningen blev ibland en omväg, ett lite krångligare sökmedel, fram till det arkiverade materialet. 

Men sökbarhet är inte samma sak som förståelse. Innehållssökning hjälper oss hitta rätt objekt i mängden. Arkivredovisningen hjälper oss att förstå objektet: varför det finns och i vilket sammanhang det ska tolkas. 

En verklighet, flera kartor 

Informationsförvaltning handlar i grunden om att styra, beskriva och långsiktigt ta hand om verksamhetens information. Ordet kan få det att låta som ett sammanhållet angreppssätt, men jag vågar påstå att arbetet oftare sker var för sig än tillsammans. Arkiv, registratur, informationssäkerhet och dataskydd arbetar alla med verksamhetens information, men kontakterna med verksamheten äger rum i olika skeden och forum, begreppsapparaten skiljer sig åt och systemen hänger sällan ihop. Ännu längre bort, både språkligt och organisatoriskt, befinner sig verksamhetsarkitekturen som även den beskriver verksamheten genom dess processer, informationsflöden och organisatoriska ansvar. 

Det är en olycklig uppdelning vi gör, eftersom det är en och samma verklighet som ska beskrivas. När beskrivningarna hålls isär ritar vi upp olika kartor över samma informationslandskap och ingen av dem blir riktigt så tillförlitlig och användbar som den skulle behöva vara. 

Uppdelningen märks, till och med förstärks, i våra system. De är ofta byggda för varsin del av informationsförvaltningen och består av egna strukturer och egna sätt att beskriva verksamhetens information. Även om varje system gör det jobb som det är byggt för, minskar möjligheterna till en sammanhållen informationsförvaltning.  

Det som i praktiken borde vara gemensamma objekt, som processer, handlingstyper, system och organisatoriska ansvar, blir i stället separata poster, fält eller fritexter i olika system. Uppgifter om vår information matas in flera gånger, ofta med olika namn och avgränsningar och utan möjlighet att kunna återanvändas. Arkivredovisningen, som är tänkt att hålla ihop förståelsen av informationen över tid, riskerar att bli ännu en separat beskrivning i mängden. 

Mängd utan mening 

Som ett mantra upprepar vi att information är vår viktigaste tillgång. Ändå tenderar vi att vara mer intresserade av mängden data än av vad informationen ska kunna berätta. Det är kanske inte så arkivarierna själva ser på saken, men synsättet präglar ofta de leveransprojekt där de ingår. Den praktiska nyttan med att stänga ett system väger helt enkelt tyngre än arkivets ansvar för hur informationen ska kunna förstås över tid. Det är bra att ett e-arkiv gör det möjligt att avställa gamla system och spara in på licenskostnader, men det kan få vara verksamhetens eller systemförvaltningens mål med bevarandet, inte arkivets.  

Arkivets drivkraft ska vara att säkra den förståelse som gör informationen användbar över tid. Vad var systemet till för? Vilken verksamhet skapade informationen? Vilka regler och beslut låg bakom dess hantering? Svaren på de frågorna finns sällan i systemets innehåll, men utan dem blir arkiveringen mer en flytt av information till en långsiktig lagringslösning än ett bevarande. 

Komplexa sammanhang kräver mer än en arkivförteckning 

Arkivredovisningen har aldrig bara varit en hyllförteckning. Den ska hjälpa oss att förstå varför informationen finns där och vilka sammanhang som ger den betydelse. Det har blivit mycket svårare. Inte bara för att vi bevarar mer än någonsin, utan framför allt för att informationen uppstår i komplexa administrativa miljöer som är svåra att förklara i efterhand: ansvar flyttas runt, data återanvänds i olika processer och system, och system delas med andra och byts ut med jämna mellanrum. Proveniensprincipens andra del, om bevarande av den ursprungliga inre ordningen som speglar arkivbildarens verksamhet, har blivit betydligt svårare att leva upp till. 

De traditionella arkivredovisningssystemens välbekanta trädstrukturer är fortfarande användbara. Men de kan inte beskriva arkiv på egen hand när relationer mellan information, system och ansvar ofta går på tvären genom organisationen. Mycket av förståelsen ryms inte i strukturer av serier och volymer eller processer och handlingstyper. Den finns också i de beskrivningar som följer informationen i verksamheten, i informationshanteringsplaner, klassningar och systemförvaltning.  

Det behövs en informationsredovisning som samlar och håller ihop uppgifterna över hela informationsförvaltningen, i stället för att låta dem återkomma som fristående beskrivningar i varje del av arbetet. En process, en handlingstyp eller ett system behöver kunna beskrivas en gång för att sedan återanvändas som en byggsten i de sammanhang där informationen styrs, klassas eller redovisas. När objekten och deras beskrivningar återanvänds växer en sammanhängande informationsarkitektur fram för hela organisationens informationsförvaltning.  

Det betyder också att informationsredovisningen inte kan börja i arkivförteckningen. Den behöver växa fram tätt intill informationens hantering i verksamheten och följa den genom hela livscykeln. Där och då har redovisningen chansen att fånga det som arkivförteckningen har svårt att visa: varför informationen finns, hur den har använts och vad som har format den. 

Mot en gemensam karta 

Förr bar arkivet ensamt många av de frågor som idag delas med resten av informationsförvaltningen. Idag har frågorna egna regelverk och tillsynsmyndigheter, egna roller och organisatoriska hemvister, och egna system. När informationsstyrningen är så pass uppdelad följer informationshanteringen efter. Och när informationshanteringen inte hålls ihop blir även redovisningen svår att hålla samman.  

Men det är också där möjligheten finns att vända utvecklingen. I en sammanhållen informationsredovisning kan hela informationsförvaltningen mötas. Då kan det informationslandskap som annars beskrivs i skilda kartor bli synligt i sin helhet och informationen förstås i sitt fulla sammanhang.