Context is king i dokument och ärendehantering

De flesta dokument- och ärendehanteringssystem bygger fortfarande på samma grundidé: att information ska placeras rätt. I ett ärende. I en process. I en klassificeringsstruktur. Och ofta med ett tydligt mål: att uppfylla lagkrav. Det är viktigt. Självklart. Men det är inte samma sak som att systemet faktiskt fungerar.

Problemet är inte strukturen

Det går att bygga något som är helt rätt i teorin och ändå ganska dåligt i praktiken. Något som uppfyller formella krav men som är trögt att jobba i, svårt att överblicka och svagt på att fånga hur information faktiskt rör sig i en organisation. Det är där många av dagens DÄH-system går fel. De utgår från att information hör hemma på en plats. Att den kan sorteras in, få sin etikett och sedan vara färdig. Men så ser inte verkligheten ut.

Information lever i sammanhang

Ett dokument kan tillhöra ett ärende men samtidigt vara relevant i flera andra. Ett beslut kan vara kopplat till en process, ett objekt, en aktör och flera beroenden samtidigt. Det viktiga är alltså inte bara var informationen ligger, utan hur den hänger ihop. Ändå är många system fortfarande byggda som trädstrukturer när verkligheten snarare beter sig som ett nätverk. Resultatet blir system som är rätt bra på att registrera och lagra, men betydligt sämre på att visa samband, skapa förståelse och ge faktiskt stöd i vardagen.

Det här måste byggas in från början

Det stannar inte där. För när man bygger system på det här sättet hamnar också sådant som datasuveränitet och behörighetsstyrning ofta i fel ände. Som tillägg. Som lager ovanpå. Men offentlig sektor behöver mer än så. Kontroll över informationen måste finnas i själva konstruktionen, inte läggas på i efterhand. Samma sak med behörigheter. De kan inte bara bygga på statiska roller i ett system. De måste vara mer precisa, mer kontextuella och bättre kopplade till informationens innehåll, känslighet och relationer.

Tar man det här på allvar räcker det inte att putsa på gamla modeller. Då måste man börja i en annan ände. Det är också därför vi nu bygger ett nytt DÄH-system med relationer, sammanhang, datasuveränitet och modern behörighetsstyrning som en del av kärnan från början. Inte som något man försöker lösa efteråt.

Vi vill bygga det tillsammans med er

Vi vill inte bygga det i ett vakuum. Vi söker nu personer hos myndigheter och organisationer som vill bidra med perspektiv, idéer och invändningar under resans gång. Personer som vill vara med och påverka hur nästa generation informationshantering faktiskt ska fungera och som kan tänka sig att delta som betatestare längre fram.

Det här är inte en inbjudan att tycka till när allt redan är klart. Det är en chans att påverka medan det fortfarande går.

Målet är enkelt: att skapa ett system som inte bara uppfyller krav, utan som också fungerar i verkligheten.

Är du intresserad, eller känner någon som borde vara med? Hör av dig.

Context is king.